人材採用管理システム導入の成功例や失敗例のまとめ

会社に利益をもたらす人材を確保するためには、採用方針や選考方針を明確にするとともに、採用業務の効率化を図ることが大切になります。採用業務には、求人募集、応募者の管理・通知、選考試験の実施状況・結果の管理、合否の決定、内定通知の発送、内定者に対する事務連絡といった工程があげられますが、それぞれを複数の担当者が単体で行ってしまうと、データ管理や全体的なスケジュール管理が御座なりになってしまうことから、これらを一括して管理できるシステムを構築する企業が、年々増えています。もちろん、システムを導入することにより大きな成果を上げることができますが、一方で失敗する事例もあります。そこで、人材採用管理システム導入の成功例や失敗例についてまとめてみます。

人材採用管理システム導入の失敗例

システム導入における失敗例として最も多いのが、システムに依存してしまって責任の所在が曖昧になることや、十分なPDCAサイクルを回していないため、せっかく蓄積したデータが活用されない事例です。採用業務にかかるシステムは、一般的にクラウド上に構築し、各担当者はそれぞれクラウド上のシステムにデータ入力を行います。この際、全体の進行管理を行う責任者を決めないでおくと、データは蓄積されますが、データが活用されないままになります。極端な事例だと、応募者のデータは採用試験の合否まで入力されているにも関わらず、内定通知が遅れてしまったため、内定したにも関わらず辞退者が続出した失敗例があります。また、せっかく全てのデータが揃っているのに、内定者の年齢構成や応募に使用した媒体、入社後の業績などが分析されていないため、次回以降の採用業務に評価・反省が活かされていない事例も失敗例の一つと言えるでしょう。

人材採用管理システム導入の成功例

システム導入の大きな目的は、採用業務の効率化にありますから、成功例もこれに基づいたものになります。ある企業では、採用業務を複数で行っていたことから、それぞれがエクセルを用いて管理を行い、相互にデータを確認することも少ない状況でしたから、内定通知の発出漏れなどの事務ミスも相次いでいました。システムを導入したことにより、データの一元化を図ることに成功しましたから、今まで採用事務関わっていた人員を3分の2程度に減員することが可能となり、採用コストの節減に成功しました。また、応募者の採用状況が一覧に示されるようになりましたから、採用担当の責任者が進捗状況の一元管理を行うことになり、内定通知の遅れや漏れといった事務ミスもなくなりました。もちろん、蓄積されたデータは毎回分析し、評価・反省を行うことによって、応募者数は少なくとも、会社に利益をもたらす社員を雇用する確率が飛躍的に高くなっています。こうしてみると、人材採用管理システムを導入しても、システム任せにせず、データ分析を行って、PDCAサイクルを回している会社には成果が伴うことがわかります。