おすすめの人材採用管理システムとは初心者でも分かりやすく伝授

人材採用にかかる業務については、かつては、複雑で専門知識が必要であったため、経験者を優先して配置せざるを得ませんでした。しかしながら、各社とも人件費の削減が必須となってきた事情から、特に非現業部門においては、初心者にもわかりやすいシステムを導入し、要員を削減したり非正規社員を配置する等の措置を講じているところです。採用業務においても、採用管理システムを導入することにより、作業の大幅な効率化と迅速化が期待されていますが、そのためには、いくら初心者だと言っても採用業務に係る基礎的な知識や採用管理システムの概要を知っておく必要があります。そこで、初心者が最低限知っておくべき採用業務の内容と採用管理システムの仕組みについてわかりやすく解説します。

初心者が知っておくべき採用業務の内容

採用業務と一口に言っても、その内容は多岐にわたります。採用業務において、まず、最初に行うことは社内の要員事情を把握し、どういった業種にどのようなスキルを持った人が、何人必要なのか把握することです。必要な人材の人数、スキル等が決まったら、募集広告を出稿します。募集広告には、職種や仕事の内容、労働条件を具体的に明記することで、より必要とする人材が集まりやすくなりますので、丁寧に作成することが大切です。募集が開始されれば、応募者の管理、選考試験の日程通知、選考試験の実施状況及び結果の取りまとめ、さらには内定者に対する内定通知を行います。ここまでが、採用業務の大まかな流れになります。採用業務において注意しなくてはならないのが、応募者や内定者に対する通知を迅速に行うことです。応募者の多くが、他の会社に応募していることが考えられますから、他社に逃げられないよう、一つひとつの工程を正確かつ迅速に行うことがポイントになるのです。

初心者が知っておくべき人材採用管理システムの仕組み

採用管理システムは、主に応募者の取りまとめから内定通知の発出までをデータ化し管理していきます。まず、応募者の取りまとめについては、募集広告はハローワークをはじめ、求人サイトや新聞折り込みなど、様々な媒体を活用しますので、履歴書のデータなどはその経路ごとに整理し、その後の工程を一元管理できるよう、データベースを構築していきます。一般的に、採用管理システムは社内のサーバーなどに構築されていますから、そこにデータを入力することになります。データベースが完成すれば、応募者に対する選考試験の案内、選考状況、合否、内定通知の発出状況について、順を追って進捗状況を入力していきます。入力したデータは、一覧に排出されますので、採用担当者は、遅れや漏れがないか日々進捗管理を行っていきます。人材採用管理システムを活用する上で大切なことは、最初のデータベースを迅速かつ丁寧に作成することと、日々、進捗管理を行うことです。